¿Cómo elegir el mejor software de mesa de ayuda para mi empresa?

Si estás buscando el mejor software de mesa de ayuda para tu empresa, te tenemos algunas noticias: no existe un “mejor” sistema de mesa de ayuda. Al contrario, lo que funciona para una empresa puede no ser lo mejor para otra.

La clave está en entender las necesidades de tu empresa y encontrar una solución que se adapte bien a esas necesidades.

Sin embargo, aquí te facilitaremos 5 pasos que debes seguir para elegir el mejor software de mesa de ayuda que se adapte a tu empresa.

¿Qué es un software de mesa de ayuda (tickets)?

Un software de mesa de ayuda es un programa informático utilizado para gestionar las solicitudes de asistencia de los clientes en otras palabras es un software para gestionar la atención al cliente.

Los sistemas de gestión de incidencias también se denominan sistemas de mesa de ayuda, sistemas de gestión de casos, sistemas de gestión de incidencias o sistemas de mesa de ayuda (refiriéndose a un ticket como una solicitud).

Las empresas utilizan sistemas de mesa de ayuda para gestionar las solicitudes de atención al cliente.

Los sistemas de mesa de ayuda ayudan a las empresas a ofrecer un mejor servicio al cliente.

Esto se debe a que mantienen un registro de toda la información relacionada con cada solicitud, desde el momento en que se abrió un ticket o caso hasta su cierre y resolución.

¿Cómo ayudará a tu empresa a encontrar el mejor software de mesa de ayuda?

Puedes mejorar el servicio al cliente utilizando tickets para hacer un seguimiento de los problemas y resolverlos rápidamente.
Puedes utilizar los tickets para hacer un seguimiento de los procesos de negocio, de modo que sepas en qué punto se encuentran las cosas en cada momento.
Los tickets te permiten comunicarte con los clientes de una manera que es fácil para ambas partes, lo que hace que sea más probable que vuelvan o recomienden a otras personas que necesitan sus servicios.
Los tickets también ayudan a los equipos a colaborar mejor. Hacen que todas las personas involucradas en un problema o proyecto vean lo que está sucediendo y se mantengan al día sobre el progreso hacia la resolución del problema o la finalización del trabajo en cuestión.

¿Qué características debes buscar en el mejor software de mesa de ayuda?

Existen algunas características básicas que debes buscar en el mejor software de mesa de ayuda para tu empresa.

Claro, no todos los softwares les funcionan a todos los tipos de empresa, pero sí que hay algunos elementos básicos que debes buscar para mayor comodidad:

Por ejemplo:

Posibilidad de personalizar el aspecto del software para facilitar a tus clientes la creación de sus solicitudes.
Controles intuitivos y fáciles de entender.
Una interfaz limpia e intuitiva que haga que tus clientes y operadores se sientan cómodos.
Que se pueda poner en marcha casi que de manera inmediata, es decir que pueda estar en funcionamiento en el menor tiempo posible (no más de 1 o 2 semanas) con todas sus funcionalidades activas.

5 pasos para elegir el mejor software de mesa de ayuda

Ahora que ya sabes lo básico que debe tener el mejor software de mesa de ayuda para tu empresa, es momento de profundizar un poco más.

Como te mencionamos antes, no existe el “software perfecto” con el que todas las empresas puedan trabajar.

Cada software se adapta a las necesidades de diferentes empresas y esto es lo que hace que sea sencillo elegir.

Tal vez lo que te funciona a ti, no le servirá a tu competencia.

Por eso, para elegir un software que se adapte bien a tus necesidades, tienes que seguir estos 5 pasos:

1.

Identifica el número de clientes que tiene tu empresa

Para elegir el sistema de mesa de ayuda adecuado a las necesidades de su empresa, es importante conocer el número de clientes que tiene tu empresa.

No todos los softwares se adaptan bien a todos los tipos de empresa, especialmente cuando se toma en cuenta la cantidad de clientes que tienen.

Por ejemplo, una empresa muy grande necesitará de un software de mesa de ayuda que sea escalable y tenga acceso universal, como un acceso web por ejemplo.

Especialmente porque se quiere evitar las barreras de entrada de fuentes externas.

En cambio, una empresa muy pequeña que apenas está comenzando y que está manejando una pequeña base de clientes, entonces no necesita de un software de acceso web por ejemplo.

De hecho, tendrán que optar por una opción más económica.

Por eso es que debes determinar el número de clientes que manejas para poder buscar el mejor software de mesa de ayuda para ti.

2.

Entiende las expectativas que tienen tus clientes

Es importante que entiendas lo que tus clientes esperan de tu empresa. Esto te permitirá crear mejores soluciones y prestar un mejor servicio.

Puedes hacerlo preguntándoles directamente o consultando las reseñas y comentarios en línea, donde los usuarios suelen escribir sobre sus experiencias con el producto o servicio.

¿Qué problemas encuentran los usuarios? ¿Qué les gusta de tu empresa? ¿En qué se diferencia de la competencia?

Todas estas son preguntas son necesarias de hacer para elegir un software de mesa de ayuda. Ten en cuenta que, al saber qué desean los clientes, podrás entender mejor qué tipo de características debe tener el software para complacerlos.

3.

Conoce las expectativas que tienen tus empleados

También debes asegurarte de que tus empleados están satisfechos con el software de mesa de ayuda que elijas. Es un factor importante, porque si no les gusta, no lo entenderán, ni podrán utilizarlo con eficacia.

Hay dos cosas que debe tener en cuenta a la hora de elegir un sistema de tickets:

El programa debe ser fácil de usar para ellos – Si eliges un sistema complicado, la gente no será capaz de entender cómo funciona y esto puede llevarles a cometer errores o incluso a dejar su trabajo porque ya no se sienten cómodos utilizando el sistema.
También debe ser intuitivo para que los usuarios puedan entender cómo funciona cada función sin necesidad de sesiones de formación previas (o al menos muy pocas) – Si no hay formación, los empleados se sentirán frustrados y probarán distintos métodos hasta que uno les convenza.

En caso de no tener tiempo ni dinero para invertir en una formación adecuada para que tus empleados usen el software, entonces tienes que asegurarte de que sea sencillo de entender.

4.

Planifica un presupuesto que sea razonable para este tipo de software

Antes de empezar a elegir el mejor software de mesa de ayuda, debes saber cuál va a ser tu presupuesto. Este es un buen momento para consultar con el departamento financiero y obtener una estimación de cuánto dinero puedes gastar en tu nuevo sistema de tickets.

Lo primero que debes tomar en cuenta es no gastar más de lo que puedas permitirte. Es importante no comprometerse demasiado financieramente cuando se compra una nueva tecnología o se invierte en el éxito de la empresa, especialmente si se trata de algo que aún no se ha probado.

Asegúrate de que dispones de fondos suficientes antes de empezar un proyecto como éste. También debes tener en cuenta los distintos modelos de precios. Si una opción te parece demasiado cara para lo que ofrece en comparación con otras, considera la posibilidad de cambiarla antes de seguir por ese camino.

Recuerda que, a veces pequeños ajustes pueden marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso a la hora de crear cualquier tipo de empresa desde cero, ¡incluidos los sistemas de mesa de ayuda!

5.

Usa las versiones de prueba e identifica con cuál te sientes más cómodo

Una de las mejores maneras de encontrar el mejor software de mesa de ayuda para tu empresa es probando sus versiones de prueba. Esto te dará la oportunidad de identificar cuál funciona mejor para tu negocio y qué características ofrece que serían útiles para las necesidades de tu empresa.

Por ejemplo, si hay una función que permite a los empleados añadir notas sobre los tickets o crear descripciones más detalladas, esto podría ayudar a reducir la cantidad de tiempo que se dedica a resolver problemas.

Esto se debe a que pueden proporcionar más información desde el principio. Pregúntate también lo siguiente:

¿Falta alguna función en mi sistema de mesa de ayuda actual?
¿Necesito algo específico, como campos personalizados?
¿Hay algo más que deba tener en cuenta a la hora de elegir entre estas dos opciones?

El mejor software de mesa de ayuda es el que se adapta a las necesidades de tu empresa

En pocas palabras, el mejor software de mesa de ayuda para tu empresa es ese que se adapta a tus necesidades y a tu presupuesto. También es aquel que cumple o supera las expectativas de tus empleados, así como las de tus clientes.

Entonces, intenta no guiarte por opiniones de otros al momento de elegir. Haz una buena investigación, no solo sobre este tipo de softwares, sino sobre tu empresa. Esto te ayudará a elegir mucho mejor.

Esperamos que este artículo te haya ayudado a comprender cómo elegir el mejor software de mesa de ayuda para tu empresa.

Los sistemas de mesa de ayuda son una parte importante de cualquier empresa, y te animamos a que tengas en cuenta todos los puntos que hemos tratado aquí antes de tomar una decisión.

Sabemos de primera mano lo difícil que puede ser encontrar la solución perfecta cuando existen tantas opciones. Pero no te preocupes, no te dejaremos colgado.

Si después de leer toda esta información sigues sin estar seguro de qué tipo de sistema de mesa de ayuda podría funcionar mejor para tus necesidades, ponte en contacto con nosotros y solicita una demo gratuita de MocaDesk.