¿Qué es un software de mesa de ayuda y cómo funciona?
¿Qué es un software de mesa de ayuda y cómo funciona? Si eres propietario de una empresa y buscas una forma de agilizar las operaciones
6 ventajas de un software de mesa de ayuda en la gestión de proyectos
Un software de mesa de ayuda no solo es útil para la atención al cliente, sino también para organizar a tu equipo y el trabajo que hacen.
Tiene múltiples funcionalidades que puedes aprovechar al máximo.
Aquí te mostraremos 6 ventajas de un software de mesa de ayuda que son útiles para tu empresa y tu equipo.
Descubrirás lo que significa utilizar un software de mesa de ayuda en la gestión de procesos de atención al cliente y comprobaras que es la mejor manera de ayudar a tu equipo a estructurar su trabajo y asegurarte de que tienes toda la información importante relacionada con los requerimientos de tus clientes en un solo lugar.
La importancia de un software de mesa de ayuda
Cuando gestionas un sistema de atención al cliente, es importante contar con una solución todo en uno que te ayude a organizar y priorizar los requerimientos de tus clientes.
También que te permita comunicarte con los miembros del equipo, hacer un seguimiento del progreso del requerimiento y mantenerlo en marcha.
Un software de mesa de trabajo completo hará todo esto por ti.
No solo será una forma de mantener organizada la sección de atención al cliente, sino de incrementar la comunicación del equipo y mejorar el rendimiento.
6 ventajas de un software de mesa de ayuda que te ayudarán en la gestión de atención al cliente.
Tienes que entender que las ventajas de un software de mesa de ayuda no se limitan a la atención al cliente. Sí, claro que es increíblemente útil para optimizar los servicios de atención al cliente, pero no es lo único en lo que te beneficia.
Aquí te mostraremos las 6 ventajas de un software de mesa de ayuda en la gestión de tus procesos en general:
1. Ayuda a estructurar el trabajo almacenando toda la información importante en un solo lugar
Un software de mesa de ayuda es una herramienta que te ayuda a estructurar todo el trabajo que hay dentro del sector de Atención al Cliente.
Almacena toda la información importante en un solo lugar y te permite encontrarla fácilmente cuando vuelvas a necesitarla.
Por ejemplo, si varios usuarios hacen un mismo reclamo o pregunta, podrás encontrar esa información y comenzar a solucionar dicho problema.
2. Tienes todo el material relacionado con tu proyecto en un mismo lugar, es más fácil encontrarlo siempre que vuelvas a necesitarlo
Es muy fácil almacenar toda la información relacionada con Atención al Cliente en un software de mesa de ayuda.
Puedes acceder a esta información desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, por lo que es mucho más cómodo que tenerlo todo en papel o en alguna carpeta de archivos en algún otro lugar de tu ordenador.
3. Mejora la comunicación del equipo
Cuando se utiliza un software de mesa de ayuda, es más fácil compartir información.
También es fácil ver en qué está trabajando cada miembro del equipo y el estado de cada ticket.
Incluso puedes retroceder en el tiempo y consultar mensajes o conversaciones anteriores almacenadas en tu software de atención al cliente.
4. Aumenta la eficiencia del equipo de atención al cliente
Otra de las grandes ventajas de un software de mesa de ayuda es que te ayuda a mejorar la experiencia y la satisfacción del cliente reduciendo el tiempo dedicado a responder tickets.
Y así es que logra mejorar la productividad y aumentar la calidad general de las respuestas de tu equipo de asistencia.
5. Ayuda a escalar y direccionar las solicitudes de los clientes
Un sistema de mesa de ayuda (tickets) es una potente herramienta que tu equipo de atención al cliente puede utilizar para gestionar y escalar las solicitudes.
Les permite priorizar las solicitudes para que puedan centrarse primero en las más importantes.
También tendrán visibilidad de todos los problemas de los clientes en un solo lugar, lo que les facilitará la resolución de problemas de forma rápida y eficaz.
Y si utilizas un software de mesa de ayuda con la función de ticketing incorporada, es aún más fácil.
Todo lo que tienes que hacer es establecer algunas reglas (como a quién se notifica cuándo) y luego informar a todos de cómo deben utilizarlas.
6. Hace un seguimiento de la solicitud de tickets
El ticketing es un método de seguimiento de solicitudes y comunicación con los clientes.
Puede utilizarse como alternativa al correo electrónico, que tiene algunas desventajas obvias, como la imposibilidad de seguir el progreso o priorizar tareas.
Los sistemas de tickets también son ideales para comunicarse con otros miembros del equipo a fin de mantenerse mutuamente informados de lo que ocurre con cada solicitud de ticket.
La ventaja de utilizar un software de mesa de ayuda sobre otros tipos de sistemas de tickets es que proporciona toda esta funcionalidad dentro de una sola plataforma.
No necesitas aplicaciones o programas adicionales.
Elige un software de mesa de ayuda profesional
Elegir el software adecuado es esencial para tu empresa. Por eso es necesario que sepas las ventajas de un software de mesa de ayuda y cómo pueden beneficiarte directamente.
Debes elegir un software de mesa de ayuda profesional que puedan utilizar todos los empleados, que les facilite trabajar juntos en los requerimientos de los clientes y compartir información sobre ellos.
Si actualmente utilizas hojas de cálculo u otro tipo de programas para la gestión de atención al cliente, es hora de cambiar.
Con las ventajas de un software de mesa de ayuda que te hemos compartido, seguro que te ha interesado comenzar a confiar en la tecnología.
Sin embargo, no todos los softwares serán de utilidad para tu empresa. La forma de encontrar el software adecuado para su empresa es investigar un poco y comparar diferentes productos.
Puedes empezar ya mismo con la prueba gratuita de 21 días de MocaDesk. En ella podrás comenzar a familiarizarte con todas sus funciones y los beneficios que tendrán para tu empresa y tu equipo de trabajo.
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